Como optimizar la gestión de la facturación

El proceso de facturación es uno de los más importantes de las empresas. Emitir facturas, controlar cobros y pagos, presupuestos, etc., son acciones que repercuten directamente en casi todos los aspectos de gestión empresarial. 

Beneficios de optimizar la facturación

Mejorar todos los procesos vinculados a la gestión de la facturación van a tener un impacto directo y beneficios con el resto de áreas del negocio. Se pueden mejorar aspectos como, por ejemplo, lo siguientes:

• Se  agilizan todos los procesos vinculados, como son los cobros, pagos o la tramitación de liquidaciones e impuestos. Puede  llegar a mejorar el cash flow de la empresa.
• Facilita el control económico y financiero de la empresa.
• Se pueden reducir costes, sobre todo por los incrementos de productividad, pero además permite ahorrar en aspectos como la impresión y archivo de documentación 
• Se reducen los errores humanos en todo el proceso de elaboración, entrega y seguimiento de las facturas.
• Aumenta la reputación de la empresa, transmitiendo una imagen profesional a terceros.
• Permite afrontar la presentación de impuestos, como el IVA e IRPF, con mayores garantías evitando cometer fallos que conlleven multas o sanciones.
• Se incrementa la seguridad de almacenamiento.
• Mejora la satisfacción y la comunicación con clientes y proveedores que se relacionen con nosotros.
• Permite orientar y planificar mejor las acciones de marketing.

¿Qué hacer para optimizar la facturación?

Para mejorar la gestión de la facturación se pueden orientar las actuaciones las siguientes líneas de trabajo:

• Mejora de procesos. Tratando de mejorar y estandarizar cada uno de los pasos que sigue la factura. Para esto se puede hacer un procedimiento para cada fase de la facturación y lo que debe hacerse en cada una. Desde la emisión de un presupuestos, la confección de la factura, el archivado, la digitalización, la elaboración de las fichas de clientes, las llamadas de seguimiento para el cobro, la rectificación de las facturas, etc.
• Empleados y cultura empresa. Es muy importante cuando se quiere mejorar cualquier aspecto del negocio que dependa, en parte, del personal tratar de involucrarlo. En este caso, es conveniente por un lado hacerles partícipes del cambio y de las mejoras y, por otro, plantearles acciones formativas.
• Herramientas y digitalización. La herramientas contables o el software de facturación elegido es la pieza angular del cambio. Una buena herramienta hace que el proceso de digitalización y las mejoras se manifiesten casi de forma inmediata.

Características del software de facturación

La importancia de elegir la herramienta y el software de facturación es fundamental, ya que marcará la forma de trabajar del negocio. Para ello es conveniente remarcar las distintas funcionalidades necesarias. Entre ellas, debiera permitir:

• Emisión, rectificación y seguimiento de facturas
• El escaneo y recopilación de facturas y tickets.
• El almacenamiento de forma segura en la nube.
• Gestión de la documentación y de las facturas.
• La contabilización, consulta y análisis.
• Conexiones con proveedores y clientes.
• Gestión de certificado digital.
• Facilitar la cumplimentacion de modelos tributarios e impuestos.
• Acceder desde cualquier dispositivo
• Control del pago y cobro de facturas.
• Gestionar la información de clientes y proveedores

Imagen: Pixabay.com/firmbee