Covid y teletrabajo: cómo salvar tu negocio en un contexto de pandemia

Covid y teletrabajo han ido de la mano casi desde el comienzo de la pandemia. Según los datos de la Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística (INE), en 2019 apenas un 4,8% de los empleados trabajaba normalmente desde casa. A mediados de 2020 esa cifra era ya del 34% según las estimaciones del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas (IVIE).

Más allá de las imposiciones legales, el teletrabajo ayuda a reducir los riesgos de salud para los empleados y la empresa, a reducir costes para quienes han podido cambiar de oficina e incluso a mejorar la productividad.

Un 80% de las empresas ha aumentado el teletrabajo por la pandemia según el Banco de España (BdE) y los resultados están siendo positivos en términos de productividad. Un estudio de Factorialhr estima que un 36% de las empresas ha mejora su productividad un poco por solo el 16% que la empeorado en igual medida. Además, cerca de un 10% asegura haber registrado una mejora significativa.

¿Cuáles son las claves para conseguirlo? Tener un plan y las herramientas adecuadas son el principal punto de partida.

Recomendaciones para implementar el teletrabajo en la empresa

Teletrabajar puede ser un impulso para tu empresa, que sirva para mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados, o un sumidero de tiempo, recursos y finalmente de dinero si no lo haces correctamente.

Estos son los consejos para que el teletrabajo funcione.

1. Define cuáles son los objetivos. Si el teletrabajo va a ser algo más que una imposición legislativa, debes tener claro qué aportará a la empresa en términos de productividad o ahorro. Recuerda que lo ideal es que estos objetivos sean medibles y cuantificables.
2. Establece quién teletrabaja. Dependiendo de tu negocio, habrá puestos y tareas más susceptibles de funcionar en remoto y otros que no.
3. Determina los canales de comunicación. Esto es lo más complicado para muchas empresas. Existen muchas herramientas que te ayudarán a teletrabajar y formas de organizar la comunicación y los flujos de trabajo. Para que todo funcione, debes tener claro cuál usará tu pyme antes de dar el paso.
4. Forma a tus empleados. La pandemia ha servido como un curso acelerado de teletrabajo para muchas empresas, pero seguro que puedes mejorar en ese ámbito. Una vez decidas las herramientas a utilizar, enseña a los empleados a usarlas y también fórmales en buenos hábitos cuando se teletrabaja.
5. Asegúrate de que cuentan con la tecnología que necesitan. Debes dar a tus empleados el equipo tecnológico necesario para que puedan trabajar de acuerdo a las herramientas que elijas. Un 76% de los empleados empezó utilizando su equipo particular para teletrabajar, lo que puede suponer un problema en términos de seguridad para la pyme.
6. Nunca te olvides de la seguridad. Más de la mitad de empresas ha sufrido algún ataque de malware relacionado con el teletrabajo o el uso indebido de los equipos por parte de los empleados. Formación y protocolos concretos de seguridad te ayudarán a paliarlo.

Una vez implementes tu sistema de teletrabajo, debes supervisar de forma periódica su funcionamiento y que estás consiguiendo los objetivos iniciales que te planteaste.

Herramientas para teletrabajar en la pyme

Disponer de las herramientas adecuadas para teletrabajar es uno de puntos más importantes. Un 42% de las pyme no disponía de esos recursos al comenzar la pandemia según los datos de Capterra.

¿Cuáles son esas herramientas imprescindibles para el teletrabajo? Esta es una selección para cada necesidad:

• Comunicación. El correo electrónico no es la forma más eficiente de comunicación en remoto cuando buscas una respuesta rápida sin tener que hacer una videollamada. Hay alternativas como Slack, Skype o Google Hangouts son más rápidas y eficientes.
• Reuniones y videoconferencias. El confinamiento ha hecho que quien más y quien menos tenga en mente nombres como Teams, Google Meet o Zoom para resolver esta necesidad.
• Organizar flujos de trabajo. Para organizar grupos de trabajo puedes usar herramientas específicas como Trello, Omifocus o Asana.
• Toma de decisiones. Para tomar decisiones en remoto sin necesidad de reunirse existe una herramienta llamada Loomio que puede ayudarte.
• Control del tiempo, tareas y equipos. Sesame te ayudará a hacer un seguimiento de la jornada laboral de los empleados y a planificar turnos en caso del departamento de atención al cliente. Por su parte, Toggl ayudará a tus empleados a organizar mejor su jornada y las tareas que van llevando a cabo.
• Compartir archivos. Este es otra de las áreas en las que, seguro que tienes experiencia con herramientas como Google Drive, Dopbox o WeTransfer.  
• Almacenar contraseñas. Trabajar en remoto implica recordar contraseñas de acceso. Con herramientas como Keeper, Lastpass o Dashlane lo conseguirás.

Y como siempre, tanto si tienes pensado implementar el teletrabajo como si no, necesitarás una buena herramienta para la contabilidad de tu negocio, que te permita emitir facturas desde cualquier lugar. Invoicy puede ayudarte con eso y mucho más.

Imagen –  Luke Peters/Unsplash