Facturas proforma y presupuesto ¿son lo mismo?

Como empresa y emprendedor puedes trasladar tu oferta a un cliente de maneras diferentes. La más utilizada es un presupuesto al uso, pero si lo prefieres también puedes usar una factura proforma.

Aunque a veces se usan de forma indistinta, son herramientas ligeramente distintas y es importante que tengas claro en qué se diferencia una factura de un presupuesto antes de apostar por cada uno de ellos.

Qué es una factura proforma

Seguro que tienes claro lo que es una factura. ¿Y una factura proforma? Es posible que no. Una factura proforma es como un presupuesto con formato de factura.

Este tipo de factura es un documento que resume la oferta comercial e incluye todos los datos sobre los productos o servicios que va a contratar. También suele incluir los impuestos que deberá abonar, como el IVA, para que se haga una idea de cuál será el montante final de la operación.

En cualquier caso, una factura proforma no sustituye a la factura normal y no tiene ningún tipo de validez fiscal ni contable. De hecho, uno de los requisitos de esta factura es que indique claramente y de forma visible que se trata de una proforma.

Del mismo modo, tampoco supone un compromiso por parte del comprador de aceptar la oferta, aunque si la firma y la acepta de forma expresa sí lo estaría haciendo y se podría trasladar esa oferta a una factura al uso.

Este sería un ejemplo de factura proforma que, como puedes ver, contiene todos los datos que una factura al uso.

Un presupuesto tiene una finalidad similar a la de una factura proforma. Es un resumen de los servicios que ofreces y una estimación de precios. Un presupuesto puede ser abierto, con alternativas en el precio o cerrado, con un importe final.

Qué es un presupuesto

Como la factura proforma, un presupuesto no tiene validez fiscal o contable y tampoco puede utilizarse para cobrar un anticipo. Para eso será necesario emitir una factura.

El presupuesto es habitual en negocios y profesiones que no cuentan con precios fijos o que suelen dar lugar negociación de la tarifa y los costes en función del proyecto.

Diferencias entre una factura proforma y un presupuesto

Los dos documentos son parecidos, aunque la factura proforma suele usarse cuando ya existe una relación comercial previa o cuando la negociación está más avanzada y cercana a cerrarse. En este sentido, la factura sería el primer acercamiento a la venta y la factura proforma el paso inmediatamente anterior, como una suerte de borrador de factura.

La razón es que la factura proforma casi siempre coincide con la factura final, algo que no tiene por qué pasar con el presupuesto.

Esta es una de las diferencias entre una factura proforma y un presupuesto. Por eso cada una se utiliza en momentos diferentes de la relación comercial

Cuándo utilizar cada una de ellas

Las diferencias entre una factura proforma y un presupuesto es mínima y tiene más que ver con la formalidad del documento y los datos que quieras dar al posible comprador. La factura proforma es un documento más formal y suele utilizarse sobre todo en comercio internacional.

Lo más habitual es enviar primero un presupuesto, negociar en torno a él y después enviar una factura proforma. En este sentido, se puede decir que esa factura proforma es como un borrador de factura que no es ni mucho menos obligatorio.

Una vez el cliente revise los datos ya pasarías a emitir la factura y ejecutar el proyecto o enviar los productos.

Imagen: Unsplash/Kelly Sikkema

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