Hay muchos tipos de factura y no todas son iguales. Lo mismo ocurre con el formatos de las facturas. Una de las dudas más comunes es si una factura en PDF es o no una factura electrónica o si puede sustituirla.
Para responder a la pregunta lo primero que hace falta es tener claro qué es una factura electrónica y cómo funciona.
Qué es una factura electrónica
La Dirección General de Tributos (DGT) ha aclarado definitivamente en qué consiste una factura electrónica. En la consulta vinculante V0666-22 el organismo la define como las que se han expedido y recibió en formato electrónico.
Esto incluiría también las facturas emitidas en papel y que después se digitalizan para enviar al cliente. Aquí ya puedes ver cómo un PDF podría servir como factura electrónica llegado el caso.
El último gran requisito de una factura electrónica es que el destinatario haya dado su consentimiento para recibir el documento en ese formato. Si no es así, la factura no tendrá ninguna validez.
Qué campos debe incluir una factura electrónica
Que el documento se emita de forma digital no excluye que deba contener una serie de campos obligatorios.
A fin de cuentas, sigue tratándose de una factura y como tal tiene que tener. Los requisitos para emitir una factura electrónica son:
- Numeración
- Fecha de emisión
- Datos fiscales del emisor
- Datos fiscales del cliente
- Concepto de la factura.
- Tipo Impositivo
Si la factura es entre empresas, también será necesario incluir información del Registro Mercantil.
Lo que no es obligatorio desde 2015 es la firma de la factura electrónica, aunque sí que hay que garantizar el origen y contenido como indica el artículo 8 del RD 1619/2012.
Hay dos tipos de factura electrónica
Hay dos formas de emitir factura electrónica.
Por un lado están las facturas con formato estructurado, que son las que crean la mayoría de programas de facturación[LP1] y que generan los documentos de forma automática con datos estructurados y listos para Hacienda y para los clientes.
Por otro lado también hay facturas con formato no estructurado, que son las que no tienen usan el sistema anterior para generarse de manera automática. Aquí es donde podemos encontrar facturas en papel escaneadas y también facturas en PDF.
¿Una factura en PDF puede ser una factura electrónica?
El punto anterior debería de haber servido para responder a esta pregunta de forma afirmativa. Sí, una factura en PDF es una factura electrónica, igual que una imagen escaneada.
Para que, además, sea una factura electrónica válida tan solo hará falta que se pueda garantizar la autenticidad del remitente y que quien la recibe haya dato su consentimiento.
¿Y cómo se puede validar la factura electrónica? Hay tres formas para hacerlo:
- Usar una firma electrónica o certificado digital.
- Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI.
- Usar un sistema diferente que habrá que haber comunicado previamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
La Ley Crea y Crece para la factura electrónica
La aprobación de la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial supondrá un impulso para la factura electrónica.
El nuevo texto hará que la factura electrónica sea obligatoria en todas las operaciones entre empresas y autónomos. Quedan fuera de esta obligación las facturas que se emitan al consumidor final.
Con este cambio se busca fomentar la transformación digital y aumentar la transparencia mercantil. También se espera reducir la morosidad por la mejor trazabilidad de las facturas y, por supuesto, reducir los costes de las transacciones entre las pymes.
El plazo de las empresas para adaptarse a los nuevos requisitos de la Le Crea y Crece dependen de su tamaño. Las empresas que facturen más de 8 millones al año dispondrán de 12 meses a contar desde el 30 de septiembre de 2022 para hacerlo.
Por su parte, los autónomos y pymes que facturen menos de 8 millones al año tendrán tres años para adaptarse a los cambios. Es decir, la fecha límite para abrazar la factura electrónica será el 30 de septiembre de 2025.
Cómo hacer una factura electrónica en modo fácil
La forma más sencilla de adaptarte a la factura digital no es escanear tus facturas o hacer un PDF desde el editor de textos.
Lo más simple es disponer de un software de contabilidad que se encargue de generar la factura y que cumpla con todos los requisitos legales para su trazabilidad e identificación.
Así te aseguras que la factura está en regla y que tu contabilidad también, además de ahorrar mucho tiempo.
