Gastos de difícil justificación: cuáles son y cómo deducirlos siendo autónomos

Los autónomos tienen dificultades para separar su vida personal de la empresarial, por lo que, en ocasiones, se pueden generar muchas dudas sobre algunos gastos que están al límite de ser personales o del negocio.

Hacienda es desconfiada por lo general, y necesita tener claro que los gastos están directamente relacionados con la actividad empresarial desarrollada. En el caso de los gastos, que aún siendo del negocio, es complicado de demostrarlo con claridad, existe la reducción por gastos de difícil justificación de los autónomos.

Primero, ¿Qué es un gasto deducible?

Antes de entrar en los gastos de difícil justificación, es conveniente entender qué es un gasto deducible para Hacienda. 

Para que un gasto se pueda deducir por parte de los autónomos se tienen que cumplir una serie de requisitos básicos:

  • Que el gasto esté directamente relacionado con la actividad económica. Para esto, es necesario que acumules métodos para probarlos y justificarlos para el caso en que Hacienda pueda hacer una inspección.
  • Tener acreditación documental del gasto a través de las facturas; por supuesto, dichas facturas a nombre del autónomo.
  • Que los gastos estén reflejados en los libros contables del autónomo.

Si se cumplen estos requisitos, cualquier gasto es deducible para los autónomos en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Principales gastos deducibles

En este sentido, estos gastos y pagos deducibles, que no generan dudas a Hacienda de su vinculación directa la explotación de la empresas, suelen ser:

  • Consumos y materias primas.
  • Sueldos y salarios.
  • Seguridad Social a cargo de la empresa.
  • Arrendamientos y cánones.
  • Reparaciones y conservación.
  • Servicios de profesionales independientes.
  • Otros servicios exteriores.
  • Tributos fiscalmente deducibles.
  • Gastos financieros.
  • Amortizaciones de los bienes de inversión en estimación directa normal.
  • Provisiones y otros gastos.
  • Amortizaciones y provisiones en estimación directa simplificada.
  • Amortizaciones de bienes usados.
  • Seguros de enfermedad.

En relación a esto, no hay que perder de vista que a lo largo de los últimos años se han realizado cambios en la normativa del IRPF, como la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, en la que se incorporan como gastos deducibles que se pueden incluir para la determinación del rendimiento neto en estimación directa los siguientes supuestos:

Respecto a la vivienda habitual del autónomo: “En los casos en que el contribuyente afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica, los gastos de suministros de dicha vivienda, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, en el porcentaje resultante de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.”

Para esto, y poder deducirse los gastos al teletrabajar, debe declararse, en el modelo 036, la superficie de la vivienda afecta a la actividad económica.

Respecto a la manutención del autónomo: “Los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores.” Para que esta deducción de gastos de dietas pueda hacerse correctamente debe tener la factura, hacerse el pago de forma telemática y que el restaurante o cafetería esté fuera del domicilio fiscal del centro de trabajo. Además Hacienda establece unos límites al importe deducible de 26,67 euros diarios en territorio nacional y de  48,08 euros diarios en el extranjero. 

¿Qué son los gastos de difícil justificación?

Una vez entendido cuáles son los gastos deducibles, hay que prestar atención al primer criterio: que hacienda vea clara la relación del gasto con su negocio y no con su vida personal.

En este sentido, los gastos de difícil justificación son aquellos no puedes demostrar claramente y de forma inequívoca su vinculación a la actividad de tu negocio.

Si el gasto es necesario para el funcionamiento de tu negocio será considerado como deducible, desde que empiezan a aparecer dudas sobre el uso personal del mismo, debería considerarse como de difícil justificación.

En esta clasificación – y casi en el limbo-, quedan los gastos del teléfono móvil, las compras de ropa o el uso del vehículo personal. Para todos estos gastos de difícil justificación, Hacienda establece una reducción del 5% del importe del rendimiento neto previo del IRPF

¿Todos los autónomos pueden deducirse los gastos de difícil justificación?

La respuesta es no. Se trata de una ventaja que tienen los autónomos, a través del IRPF, y, por tanto, no las sociedades. Pero además, no todos los autónomos pueden utilizarla y reducirse el 5% de los rendimientos netos.

Los requisitos que deben cumplir los autónomos para poder deducirse los gastos de difícil justificación son:

  • Tributar por el régimen de estimación directa simplificada. Por tanto, no es válida para los autónomos acogidos al régimen de estimación objetiva o módulos.
  • Tienes un rendimiento neto superior a los gastos deducibles, de forma que se garantiza que genere resultados negativos.
  •  Cuando el importe neto de la cifra de negocios para el conjunto de actividades desarrolladas por el contribuyente no supere los 600.000 euros en el año inmediatamente anterior.

¿Cómo se aplica la reducción por gastos de difícil justificación?

Se trata de una deducción automática que se aplica en el IRPF de los autónomos. En este caso, se hace a través de la declaración de la renta, mediante la que los empresarios y profesionales realizan la liquidación del IRPF.

La aplicación se realiza aplicando el 5% a los beneficios de la actividad económica. El importe resultante se sumará a los gastos que ha tenido el negocio, de forma que se reduce el beneficio sobre el que se aplica el IRPF.

Cabe recordad que en el régimen de estimación directa simplificada, el cálculo del rendimiento neto se hace la siguiente forma:

(+) Ingresos de la actividad económica

(-) Gastos deducibles

Resultado =  Rendimiento neto previo

(-) Reducción por gastos de difícil justificación: 5 % del rendimiento neto previo, con un tope máximo de 2.000 €)

(-) Otras reducciones

Resultado = Rendimiento neto reducido

Ejemplo del cálculo del 5%

La mejor forma de entender el cálculo, aunque no te debe preocupar porque es automático, es con un ejemplo.

Pongamos a un autónomo que tenga unos ingresos de 55.000 euros al año y unos gastos deducibles (los deducibles de forma clara) de 30.000 euros. 

Esto daría un beneficio de 25.000 euros. Para calcular el importe de los gastos de difícil se debe aplicar el 5% a los beneficios, esto es 25.000 euros x 5%, lo que da un resultado de 1.250 euros. Eso sí, se debe tener en cuenta que existe un tope anual. La cantidad de esta reducción no puede superar los 2.000 euros al año.

Estos se suman a los gastos, resultando unos gastos de 31.250 euros, por lo que los beneficios que serán la base imponible del impuesto es ahora 23.750 euros y no 25.000 euros.

Del 5% al 7% de gastos de difícil justificación en 2023

Hay que recordar que con la entrada en vigor el próximo 1 de enero de 2023 del nuevo sistema de cotización de los autónomos basado en sus ingresos reales, también llegarán más cambios.

Y es que los autónomos verán incrementado el 5% actual para pasar a que podrán deducirse un 7% de sus gastos de difícil justificación, un  3% en el caso de los autónomos societarios. Aunque, con la nueva normativa, lo que sí se mantiene es el límite de 2.000 euros anuales como tope máximo.

Para ver el impacto de esta subida, retomando el ejemplo anterior, ahora tendríamos una reducción de 1.750 euros (25.000 euros x 7%), por lo que nos quedarían unos gastos de 31.750 euros y un rendimiento con la reducción ya aplicada de 23.250 euros.

No confundir gastos de difícil justificación con los gastos deducibles sin factura

El autónomo no debe confundir los gastos de difícil justificación que dan derecho a esta reducción del 5% con los gastos deducibles sin factura, ya que no tienen nada que ver. 

En este sentido, los gastos deducibles sin facturas, son aquellos que Hacienda permite deducir sin necesidad de tener factura que lo respalde. Esto lo hace porque suele haber otra prueba documental que lo acredite fácilmente

Los gastos que se pueden deducir sin factura más habituales son la cuota de autónomo a la Seguridad Social, gastos de las entidades financieras, cuotas de asociados a colectivos empresariales o colegios profesionales, gastos reflejados en contratos privados o de traspaso de negocio, sueldos del personal de la empresa, primas de seguro e impuestos o tasas.

A modo de conclusión, debes intentar meter aquellos gastos como deducibles que puedas demostrar claramente con facturas o que Hacienda te lo permita sin ellas. Para el resto, que te pueda generar dudas y problemas en una posible inspección, cuenta con esta reducción del rendimiento neto del 5%, que será el 7% en 2023.

Imagenes: Unsplash.com/claybanks/ y Unsplash.com/anniespratt

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