El cargo de administrador de una sociedad, es elegido, en ocasiones, sin ser conscientes de las obligaciones y responsabilidades que conlleva para la persona que lo ejerce.
Sobre todo, las pequeñas empresas, piensan que se trata de una persona que simplemente firma “los papeles” y que figura como cabeza visible para los trámites con las distintas administraciones públicas.
¿Qué es un administrador de una sociedad?
El administrador de una sociedad es el representante legal de la empresa y la persona encargada de gestionarla. Para ello, el administrador será el responsable de la toma de decisiones y de representar a la sociedad frente a terceros.
Esta figura, normalmente, la asume directamente alguno de los propios socios o personas relacionadas con el entorno profesional de la empresa, pudiendo percibir una retribución por el desempeño de sus funciones.
En este sentido, la ley establece que en principio el cargo de administrador es gratuito, si bien, se puede fijar distintos tipos de retribuciones, si se contempla en los estatutos. Puede realizarse, ya sea mediante una asignación fija, con dietas de asistencia a juntas, una participación en beneficios o una remuneración en acciones, entre otras.
¿Quién puede ejercer de administrador?
Atendiendo a esto, cualquier persona puede ser administrador como persona física, pero también las personas jurídicas pueden serlo.
Sólo existen una serie de prohibiciones que impiden a ciertas personas, por su condición o situación personal, ser administrador de una sociedad. Entre ellas:
- Menores de edad no emancipados.
- Personas judicialmente incapacitadas o inhabilitadas judicialmente para ejercer el cargo.
- Los funcionarios con funciones a su cargo que se relacionen con las actividades propias de las sociedades de las que quiera ejercer de administrador.
- Jueces, magistrados y las demás personas afectadas por una incompatibilidad legal.
Tipos de administradores de sociedades
Existen diferentes formas en las que se puede ostentar el cargo de administrador:
- Administrador único. Se ejerce por solo una persona física o jurídica.
- Administradores solidarios. Los que representan a la sociedad y toman decisiones de forma independiente.
- Administradores mancomunados. Son los que materializan sus decisiones de forma consensuada.
- Consejo de Administración. Son un grupo de al menos tres miembros.
Responsabilidad del administrador
Las funciones de un administrador de una sociedad vendrán reguladas en los estatutos sociales o mediante o a través de un pacto de socios.
Además, la persona que ejerza el cargo de administrador debe tener en cuenta que las responsabilidades vienen reguladas por ley. Éstas, en cualquier momento, incluso después de desvincularse como administrador de la sociedad, pueden derivar en responsabilidades que puede hacerle responder con su patrimonio personal.
Concretamente en el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) se establecen los siguientes deberes y responsabilidades del administrador:
Deber de diligencia en la administración
La diligencia es entendida como el desempeño del cargo de administrador como un “ordenado empresario”, tal y como indica literalmente el artículo 225 LSC. Para ello, cumplirá las leyes y los estatutos, prevaleciendo el interés de la empresa antes de su interés particular.
Los administradores deberán tomar las medidas precisas para la buena dirección y el control de la sociedad, así como recabar la información necesaria de la sociedad para el cumplimiento de sus obligaciones.
Deber de lealtad
El deber de lealtad a la sociedad del administrador, está orientado a ejercitar únicamente sus funciones con el fin para el que se le han concedido. Para ello debe obrar de buena fe y en el mejor interés de la sociedad.
En este sentido, debe guardar secreto sobre las informaciones, datos, informes o antecedentes a los que haya tenido acceso en el desempeño de su cargo.
Igualmente, deberá evitar la participación en votaciones o el desempeño de sus funciones cuando él o terceros vinculados a él tengan conflicto de intereses.
Deber de evitar situaciones de conflicto de interés
Las situaciones principales de conflicto de interés, en la que puede verse involucrado y debe evitar la persona que desempeña el cargo de administrador o una persona vinculada a él, son aquellas que:
- Se utilice el nombre de la sociedad o de la propia condición de administración de la misma para influir en operaciones privadas y de interés particular.
- Hacer uso de los activos de la sociedad o la información confidencial de la empresa con objetivos privados.
- Sacar partido de las oportunidades de negocio de la sociedad.
- Obtener rendimientos o remuneraciones de terceros distintos de la sociedad y su grupo relacionadas con el desempeño de su cargo de administrador.
- El desarrollo de actividades empresariales, ya sea por cuenta propia o cuenta ajena, que sea una competencia real de la sociedad.
En este sentido, hay que tener en cuenta lo que la ley considera persona vinculada al administrador cuando ésta es una persona física. Son las siguientes:
- El cónyuge del administrador o las personas con análoga relación de afectividad.
- Los ascendientes, descendientes y hermanos del administrador o del cónyuge del administrador.
- Los cónyuges de los ascendientes, de los descendientes y de los hermanos del administrador.
- Las sociedades o entidades en las cuales el administrador posee directa o indirectamente, incluso por persona interpuesta, una participación que le otorgue una influencia significativa o desempeña en ellas o en su sociedad dominante un puesto en el órgano de administración o en la alta dirección. A estos efectos, se presume que otorga influencia significativa cualquier participación igual o superior al 10 % del capital social o de los derechos de voto o en atención a la cual se ha podido obtener, de hecho o de derecho, una representación en el órgano de administración de la sociedad.
- Los socios representados por el administrador en el órgano de administración.
En cualquier caso, el administrador deberá informar a los socios de cualquier situación de conflicto de interés que le afecte y pueda incidir en la actividad de la sociedad de la que es representante.
Otros deberes del administrador
El administrador, acorde a lo que convenga la ley y los estatutos, debe convocar la junta general siempre que lo considere necesario o conveniente para los intereses sociales. Complementario al deber de convocar las juntas, también se establece, en el artículo 180 de la LSC, el deber de asistir a las juntas generales.
Igualmente, debe facilitar el derecho de asistencia, el derecho de voto, así como informar ante cualquier requerimiento de los socios.
Asimismo, debe realizar la formulación de las Cuentas Anuales acorde a la Ley de Sociedades de Capital y debe pagar aquellos dividendos que se acuerden.
Ejemplos de mala conducta de un administrador
La labor de un administrador puede exponerse a responsabilidades por el ejercicio o dejadez de sus funciones en distintos ámbitos, como por ejemplo:
- Laboral. Por deudas con la Seguridad Social, cualquier tipo de fraude de contratos laborales o trabajadores, impago de salarios o incumplimientos en cuanto a la seguridad laboral.
- Fiscal. Por el incumplimiento en el pago de impuestos o por fraude fiscal a Hacienda. Cualquier error u omisión en el IVA o Impuesto de Sociedades, o cometer infracciones tributarias pueden hacer que el administrador sea responsable, en un momento dado, de la deuda o las sanciones generadas.
- Mercantil. Por mala praxis en la gestión, debiendo dar cuenta ante los propios socios de la sociedad. No llevar la contabilidad, no convocar las juntas, realizar operaciones que pongan en riesgo la sociedad, no solicitar concurso de acreedores o no liquidar la sociedad en caso de ser necesario.
- Penal. Por delitos relacionados con estafas, falseamiento de documentos o alzamiento de bienes.
¿Cuándo se tienen que dar de alta de autónomo los administradores?
Los administradores, como cualquier otro trabajador de la sociedad, tendrán la obligación de cotizar por su labor a la Seguridad Social.
El cargo de administrador tendrá que darse de alta como autónomo en la Seguridad Social, a través del RETA:
- Si realiza funciones de dirección y gerencia, retribuidas establecidas en los estatutos y es un socio con el 25% o más del capital. En caso de no ser socio o tener menos del 25% del capital, cotiza en el Régimen General Asimilado, con exclusión de la protección por desempleo y el derecho al Fondo de Garantía Salarial o Fogasa.
- Si no realiza funciones de dirección o gerencia, si se es socio y se posee el 33% o más del capital social. En el caso de no ser socio o tener menos del 33% del capital, quedará encuadrado en el Régimen General de la Seguridad Social.
El hecho de estar encuadrado en el Régimen especial de los Trabajadores autónomo o en el Régimen general, determinará, por ejemplo, si el administrador de la sociedad con retribución tendrá una nómina o deberá emitir una factura. El administración que esté dado de alta como autónomo será el que esté obligado a emitirá la factura con los importes de su retribución en el caso de tenerla.
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