Los principales errores en la facturación que pueden salirte caro

Cometer errores en la facturación supone, para tu negocio, una pérdida de tiempo y dinero importante, por lo que debes evitar cometer fallos.

La facturación es el proceso que convierte la actividad de cualquier empresa en dinero. Vendes un producto o prestas un servicio, emites la factura y recibes la contraprestación económica. Parece fácil, pero se cometen errores.

Errores en el contenido de la factura

  • Errores de los datos básicos. El reglamento de facturación establece una serie de contenido obligatorio que debe estar reflejado correctamente en la factura: no debemos cometer errores en la fecha, la numeración de la factura, los datos fiscales del cliente y nuestros, los importes, así como los distintos impuestos a aplicar.
  • La numeración correlativa de la factura. Si bien es un dato básico, no tener controlada la numeración y las series de facturas, puede hacer que no las emitas con numeración correlativa, arriesgándote a una sanción en el caso de inspección.
  • Desglose de impuestos. En el caso del IVA, por ejemplo, en las facturas ordinarias debe reflejarse, el importe bruto, el tipo impositivo aplicado y el importe neto. En el caso de las facturas simplificadas, no tiene porque llevar este desglose, pero si incluir la frase “IVA incluido”.
  • Mala descripción de los conceptos. Está claro que hay que sintetizar, pero es conveniente ser transparente y que el cliente entienda el concepto por el que se le está facturando. Evita frases cortas y describe con detalle cada los servicios y productos.
  • Omitir los datos para realizar el pago. De forma habitual se debe incluir el número SEPA de la cuenta corriente a la que hacer la transferencia con el pago. En el caso de utilizar medios alternativos como Paypal o Bizum también debería especificarse claramente.
  • Mal diseño y sin logo. Debes evitar una factura mal diseñada gráficamente, con errores ortográficos, o que directamente no tenga el logotipo de tu empresa. Muchos clientes, si eres autónomo, te reconocerán por la imagen y no tanto por el nombre de la empresa, por lo que la imagen visual de tu factura es una pieza más de tus herramientas de marketing.

Errores financieros

  • No realizarle seguimiento al cobro. Tu proceso de facturación, solo se acaba de iniciar cuando emites la factura. A partir de ahí debes hacerle un seguimiento, revisando los plazos previstos de pago y hablando con los clientes si estos no se cumplen. La existencia de facturas impagadas puede romper tu tesorería y hundir tu empresa.
  • Establecer las condiciones de pago. Las condiciones de pago afectan directamente a la salud económica de tu empresa. Todo lo que no sea cobrar al contado significa que tu empresa está dando financiación gratuita a tu cliente. 
  • Las facturas y facturas proforma deben incluir claramente las condiciones de pago, fechas de vencimiento, el porcentaje que se cobra por adelantado, si fuera el caso, o los plazos pactados con el cliente.

Errores con los clientes

  • Conceptos y cobros indebidos. Enfadar y perder un cliente es fácil. Solo tienes que poner en la factura un concepto o un producto que no haya sido aprobado previamente.
  • En el caso de que tengas que incluir algún concepto no previsto, es conveniente que hables y expliques al cliente todos los detalles, de forma que no se lleve una sorpresa desagradable.
  • Enviar la factura al lugar equivocado. Debemos conocer la persona de contacto, el departamento y el procedimiento para enviar la factura a cada cliente. Es mala imagen y problemático que las facturas no lleguen en tiempo y forma al área o la persona correspondiente.

Errores en la gestión

Imagen: Pixabay.com/snapwiresnaps/

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