La implementación de nuevas formas de trabajar en tu empresa o la puesta en funcionamiento de un nuevo software, aunque a veces no lo parezca, es una decisión estratégica.
Entre todo el software que podemos implementar, la introducción de un sistema ERP es uno de los más complejos, ya que tiene un impacto importante en el futuro del negocio y en la forma en que se gestiona.
¿Qué es un ERP?
Las siglas ERP provienen del concepto anglosajón Enterprise Resource Planning, o lo que es lo mismo, un sistema de planificación de recursos empresariales.
Este software es el utilizado para integrar las distintas áreas de una empresa como, por ejemplo, la gestión de stock, las ventas, la facturación o el programa de contabilidad.
Saber si tu negocio necesita un ERP es sencillo. El uso de este tipo de software en la empresa, entre otras cosas, permite optimizar los procesos de gestión, mejora la toma de decisiones, optimiza la información, incrementa la productividad, reduce los tiempos dedicados a las tareas rutinarias, se anticipa a los cambios del mercado, ofrece la posibilidad de reducir costes y ahorrar, aumenta la comunicación en la empresa, facilita la automatización y la digitalización del negocio.
Claves para elegir un ERP para mi empresa
Para elegir un software ERP puedes hacerlo por una combinación de motivos. Entre ellos:
- Los módulos disponibles. Al adquirir un ERP debe pensarse no solo en el momento actual sino en las integraciones futuras y la flexibilidad. Es importante que contemple la ampliación por módulos, ya que debemos tener la posibilidad de incorporar distintos procesos y departamentos,
- Estandarización de los datos y facilidad para importar o exportar los mismos a otros formatos reconocidos de hojas de cálculos, bases de datos, xml, etc.
- La Incorporación de herramientas que faciliten los procesos de gestión documental y digitalización.
- Que permita la gestión mediante facturación electrónica.
- Que integre herramientas de visualización y análisis de indicadores de las distintas áreas y procesos que se gestionan en el ERP.
- Seguridad del sistema. Al dejar toda la información de tu empresa en manos de un software hay que asegurarse de que no sea vulnerable.
- Usabilidad. Debes pensar que el ERP es para las personas que trabajan en tu empresa. Por esto, debe tener una interfaz fácil de usar, de forma que los cambios aplicados a los métodos de trabajo no supongan una barrera insalvable.
- El ERP elegido debe tener un equilibrio perfecto entre las necesidades que cubre y el coste económico que supone. De nada vale que el software nos permita hacer cosas que no usamos y que suponga un coste inasumible.
- En relación al precio, se debe apostar por un sistema de pago fácilmente escalable, que permita llevar a cabo una implementación sin excesiva inversión inicial.
- Se debe pensar establecer un plan de formación continua, que permita sacar el máximo partido al ERP. Preferiblemente, deben realizarse acciones formativas en el puesto de trabajo.
- La contratación de un ERP, si se quiere hacer bien, no debe improvisarse, sino ir acompañada de un análisis de las necesidades de la empresa, la solución que se necesita y cómo va a ser su implementación.
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