De todos es sabido que el autónomo está disponible las veinticuatro horas y que sus jornadas de trabajo pueden extenderse a lo largo de todo el día, necesitando realizar numerosas comidas fuera de casa.
Por esto, es lógico que el autónomo pueda deducir cualquier gasto directamente relacionado con su actividad. Entre todos esos gastos están los de manutención, si bien, en este caso, justificar y desgravarse las comidas realizadas no es tan sencillo.
Los gastos por comidas del autónomo
Los gastos por comida y manutención del autónomo pueden representar un importante ahorro.
Para ello, se deben contabilizar y tener la capacidad de justificarlos correctamente, para poder desgravarlos como gasto deducible en el IRPF sin que Hacienda pueda dudar de su procedencia.
Lo que sí está claro es que actualmente los autónomos SI pueden desgravarse los gastos en comida. Para ello deberá tener en cuenta una serie de aspectos.
Normativa que regula la posibilidad de desgravarse las comidas
La deducción de los gastos de comida están regulados en la siguiente normativa:
- En 2018, entra en vigor la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo. En ella, se regulan los gastos de manutención en los que incurre el autónomo en el desarrollo de la actividad económica.
La Ley establece las condiciones en las que se tiene que producir los gastos, como debe ser el método de pago y los límites de importe, asemejándose a las dietas de manutención de los trabajadores por cuenta ajena.
- La Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, establece en el artículo 30 que:
“Tendrán la consideración de gasto deducible para la determinación del rendimiento neto en estimación directa: Los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.
- La sentencia STS 1233/2021 del Tribunal Supremo, que sienta jurisprudencia contradiciendo el criterio de Hacienda y rebajando la exigencia del criterio a favor de la deducción de las comidas con los clientes. Hasta esta sentencia, a los autónomos les costaba justificar aquellas comidas con clientes o proveedores en los que no se hubiera cerrado un acuerdo empresarial.
¿Qué cantidad puede desgravarse los autónomos?
La cantidad que un autónomo puede deducirse en el IRPF tiene un límite. Tiene un tope similar al que tienen las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de otros tipos de trabajadores.
Los autónomos pueden deducirse en comida facturas pero con los siguientes límites:
- hasta 26,67 euros al día en concepto de manutención por comer en un bar o restaurante en territorio nacional.
- hasta 48,08 euros al día en concepto de manutención, si la comida es en un establecimiento en el extranjero.
En el caso de existir pernoctación, el límite de estos importes aumenta a 53,34 euros diarios en España y a 91,35 euros en el extranjero.
Como autónomo, posiblemente no seas consciente, pero aquel autónomo que realice comidas cinco días a la semana, durante todo el año, puede deducirse aproximadamente hasta 7.000 euros al año en concepto de gastos por manutención. Unos 580 euros mensuales.
Requisitos para poder desgravar la comida de los autónomos
Para que las comidas del autónomo puedan ser deducibles como gasto en el IRPF se tienen que cumplir una serie de requisitos:
- Que sea un gasto realizado y vinculado directamente al desarrollo de la actividad económica llevada a cabo por el autónomo.
- No sobrepasar los límites diarios establecidos. Es decir, los 26,67 euros diarios en España o los 48,08 euros diarios en el extranjero.
- El gasto de comida debe haberse producido en establecimientos de restauración y hostelería.
- Se realice el abono utilizando cualquier medio electrónico de pago, es decir, mediante tarjeta o el móvil. De esta forma queda reflejado en la cuenta corriente el cargo, por lo que puedes tener el justificante de haber realizado el pago mediante un extracto del banco.
- Tener la factura de la comida y conservar dicha factura como el resto de los gastos de la empresa.
- Introducir en la contabilidad estos gastos por manutención acorde a las facturas que se disponen, de forma que aparezcan en los libros obligatorios del autónomo.
Diferencia entre gastos por manutención y gastos por comidas clientes
Hasta ahora hemos hablado de la comida realizada por el propio autónomo durante las jornadas de trabajo, pero existen otras circunstancias en las que se incurren en gastos de comida que el autónomo también se puede deducir.
Para eso, veamos la diferencia entre los gastos por manutención y gastos por comidas clientes:
- Un gasto por manutención, es aquel gasto de comida realizado por el propio autónomo en un bar o restaurante, y que es necesario al encontrarse trabajando o en un desplazamiento relacionado con su actividad.
- Un gasto por comidas de clientes o proveedores, en el que incurre el autónomo al realizar una comida para reforzar su relación comercial o cerrar acuerdos con clientes o proveedores de interés para el desarrollo de su negocio.
Este gasto de comidas con clientes o proveedores, tiene naturaleza distinta al gasto por manutención.
Por esto, tiene tratamiento fiscal y contable diferente, si bien, lo principal es que en los gastos por comidas con clientes o proveedores podremos desgravar el importe completo de la factura, y del gasto de manutención del autónomo solo hasta el límite diario establecido que hemos visto.
El tribunal Supremo da la razón a los autónomos
Este gasto por comidas, invitando a clientes o proveedores, ha presentado distintos problemas a los autónomos para desgravar las facturas a lo largo de los años.
La dificultad para el autónomo radicaba en demostrar que se había cerrado un negocio o trato comercial en esa comida. Es decir, que la comida estuviera directamente vinculado a un ingreso, y si no era así, Hacienda no lo admitía y daba pie a múltiples inspecciones con las consiguientes reingresos del dinero y multa.
Pero esta situación ha cambiado, ya que el Tribunal Supremo viene a contradecir el criterio estricto llevado a cabo por Hacienda en los últimos años. Ahora, se flexibiliza el criterio para deducirse en el IRPF las facturas de comidas en el desarrollo de relaciones comerciales.
En la sentencia STS 1233/2021, el Tribunal Supremo determina:
“Serán, sin embargo deducibles, aquellas disposiciones -que conceptualmente tengan la consideración de gasto contable y contabilizado- a título gratuito realizadas por relaciones públicas con clientes o proveedores, las que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa y las realizadas para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, y todas aquellas que no comprendidas expresamente en esta enumeración respondan a la misma estructura y estén correlacionadas con la actividad empresarial dirigidas a mejorar el resultado empresarial, directa o indirectamente, de presente o de futuro, siempre que no tengan como destinatarios a socios o partícipes.”
Lo que no especifica el Supremo es el método para justificar documentalmente el gasto, si bien, parece que a Hacienda le debe valer que el autónomo conserve correos electrónicos, convocatorias de reunión, mensajes de whatsapp o que sea un cliente o proveedor habitual de la empresa.
En cualquier caso, se trata de tener justificantes y documentación que demuestren la vinculación de los asistentes a la comida con la empresa, los datos de los comensales y de la convocatoria y, por supuesto, la factura.
Aspectos a tener en cuenta con los tickets para desgravarse las comidas
Aparte de los requisitos para poder deducir el gasto de comida, se debe tener unas cuantas cosas respecto a las facturas.
- Digitalizar las facturas y los tickets, ya que con el tiempo estos documentos pierden la tinta pudiendo quedar inservibles.
- Que la factura ordinaria o simplificada (tickets) esté perfectamente cumplimentado, con el contenido que debe tener. Esto es:
- Datos fiscales del restaurante
- Número de factura
- Fecha
- Desglose de los productos consumidos
- Importe
- Impuestos aplicados
- Fijarnos y comprobar que estemos en un restaurante, bar o cafetería. Por ejemplo, la factura de compra de comida en un supermercado no valdrá.
- Tener las facturas correctamente contabilizadas y al día, para que puedan entrar como gasto en cada autoliquidación trimestral del IRPF.
- Que la comida sea propia de una jornada de trabajo, por ejemplo, evitando los excesos de alcohol o el consumo injustificado de mucha comida.
- En el caso de los gastos de comida del autónomo, que no aparezcan más comensales en la factura.
- Asegurarse que el restaurante tenga datáfono o TPV para realizar el pago.
- Se debe ser organizado, guardando con cada factura de comida toda la documentación justificativa e informativa.
¿Qué pasa con el IVA de las comidas?
El IVA de las facturas de comida también es deducible, pero debe tenerse en cuenta que para eso necesitamos que la factura simplificada incluya los datos del autónomo.
Las facturas simplificadas o tickets que facilitan normalmente los restaurantes o bares no tienen los datos del cliente. Pero si queremos poder deducirnos el IVA tendremos que solicitar que nos lo pongan o nos hagan una factura ordinaria.
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