La nueva Ley antifraude ha puesto el foco en las cuentas de empresas y autónomos y más concretamente en el software de doble facturación.
Entre las medidas más importantes de la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal figura terminar con los programas de doble contabilidad que permiten a empresas y autónomo eludir el pago de impuestos.
¿Qué es un programa de doble contabilidad?
El software de doble facturación son un tipo de programas que permiten manipular la contabilidad de la empresa. Normalmente se usan para ocultar parte de las ventas, reducir la facturación y evitar así el pago de impuestos por ese dinero.
Estos programas de doble contabilidad afectan a todo los tributos, desde IVA hasta IRPF y Sociedades.
¿Cómo funciona el software de doble facturación?
En esencia estos programas son la versión digital de la clásica caja B o segundo libro contable que antes llevaban muchos negocios. La diferencia es que ahora es todo digital y se hace mediante programas informáticos que se pueden configurar al gusto del autónomo o empresario que quiera defraudas.
De forma muy resumida, estos programas de doble facturación pueden emitir un ticket o factura sin registrarlo en la contabilidad de la empresa. El cliente está recibiendo el resguardo por su compra o servicio, pero ese ingreso no se suma a la contabilidad oficial y a ojos de Hacienda es como si no hubiese existido.
A partir de ahí, hay programas que permiten registrar tickets de forma parcial, de manera que una parte de la venta se anota en la contabilidad oficial en la otra en esa caja B. También hay herramientas para que todos los ingresos que superen una cifra en el día e incluso un porcentaje de la facturación vayan directamente a ese segundo libro informático.
Estos programas limitan la contabilidad oficial de forma fraudulenta para alterar el balance y limitar el pago de impuestos.
¿Qué programas usan doble contabilidad?
Existen dos tipos de software de doble facturación según se coloquen en el Terminal de Punto de Venta (TPV) de forma ajena al mismo.
Los primeros usan un sistema que se conoce como Phantonware, que en ocasiones se instala de fábrica en el TPV. Para activarlo sólo suele ser necesario pulsar una combinación de botones.
Los segundos usan el sistema Zapper, que no está instalado en el TPV, sino que usa dispositivos externos como memorias USB.
¿Son legales estos programas?
En este punto ya te habrás dado cuenta que este tipo de prácticas contables no son legales. Se trata de un fraude contable. La nueva Ley antifraude ha puesto el foco en este tipo de programas y prohíbe de forma expresa su uso.
El texto legal define las características que debe tener desde octubre de 2021 el software contable de una empresa. En concreto, las herramientas de contabilidad deben “garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
Además, la Ley 11/2021 identifica claramente qué tipo de programas contables está prohibido. Según se desprende del artículo 201.bis, supondrá una infracción tributaria el uso de programas que:
- Permitan llevar una contabilidad diferente al artículo 220.1.d de la Ley, que es la contabilidad legal que todo el mundo conoce.
- Permita no reflejar de forma total o parcial las ventas y compras realizadas.
- Permitan anotar operaciones distintas a las realizadas o alterar las que ya hayas registrado incumpliendo la normativa.
- No estén debidamente certificados.
¿Te pueden sancionar por usar software de doble contabilidad?
Por supuesto. De hecho, las sanciones y multas por utilizar programas de doble facturación son cuantiosas y afectan tanto a la empresa que haya creado el software como a quien lo comercialice y a quien lo tenga instalado (se use o no).
Para empezar, existe una sanción fija de 5.000 euros sólo por tener instalados programas que no estén certificados. Es decir, software que no cumpla con los criterios técnicos o que cumpla con los requisitos del artículo 201.bis.
Esta sanción se aplicará por cada ejercicio en el que se tengan instalados este tipo de programas.
Además, Hacienda también impone multas de 15.000 euros al año a fabricantes, vendedores y distribuidores. A esta cantidad se suma una multa pecuniaria fija de 1.000 euros por cada sistema o programa comercializado en el que se produzca la falta del certificado.
¿Cómo puedes saber si tu software está afectado?
Si nunca has realizado prácticas contables fraudulentes lo más habitual es que el software que usas no permita la doble facturación. En cualquier caso, nunca está de más que lo revises. Puedes empezar por preguntar al distribuidor por las especificaciones del programa y si se adapta a la nueva Ley.
Con Incoicy puedes estar seguro de que tu contabilidad está a salvo y que cumple con todos los requisitos legales.
