El proceso de facturación es un elemento clave de la gestión de las pequeñas empresas y los autónomos, ya que de él depende, en gran medida, la salud financiera del negocio.
El ciclo normal de facturación se sustenta en una serie de documentos, siendo, el principal, la factura, si bien, todos tienen su importancia relativa en cada momento de cualquier relación entre cliente y proveedor.
La correcta elaboración y utilización de los presupuestos, de los distintos tipos de facturas, de los recibos o de los albaranes, mejorarán tu gestión, harán más sencilla de llevar la contabilidad, agiliza el control de cobros y pagos y ayuda a cumplir adecuadamente con las obligaciones fiscales del autónomo.
Factura normal u ordinaria
La factura ordinaria es el documento principal que se emite para registrar una venta o la prestación de un servicio.
Esta factura, aunque la llamemos ordinaria, la conocemos simplemente como factura. Es de uso común para todas las empresas y profesionales, y es la que contiene una información más detallada.
El contenido obligatorio básico de una factura ordinaria es el siguiente:
- El número de la factura, que debe ser correlativo, y la serie si fuera el caso.
- La fecha de emisión de la factura
- La identificación de la empresa, en este caso, el nombre del autónomo o la razón social de la empresa, así como las direcciones fiscales de ambos.
- El Número de Identificación Fiscal del emisor, que puede ser del DNI del autónomo o el CIF De la sociedad.
- Detalles de las operaciones incluidas en la factura. Para esto se debe especificar los productos vendidos o los servicios prestados, con cantidades unitarias y el precio correspondiente a cada uno.
- Los impuestos que se aplican a cada uno, con las distintos tipos impositivos que se aplican a las operaciones. En el caso de que la factura tenga tipos de IVA diferentes es preciso recoger por separado la base y la cuota correspondiente a cada uno de ellos. Además hay que indicar el porcentaje de retención del IRPF.
- El importe total a pagar de la factura.
- Además, normalmente al final de la factura, se deben incluir aquellas anotaciones referentes a los impuestos, como puedas ser una exención del IVA o que se trata de un nuevo autónomo que aplica el 7% de IRPF, o aspectos sobre las formas de pago o, incluso, incluir el IBAN de la cuenta corriente para recibir el pago.
El reglamento de facturación
En este punto, es conveniente hacer una parada y hablar sobre el reglamento de facturación, ya que afecta directamente a las obligaciones de facturación, los tipos de facturas y cómo tiene que ser el contenido de las mismas.
Por tanto, debes manejar el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En dicha normativa, podemos encontrar todo el contenido obligatorio que debe estar en una factura, en el artículo 6, o la obligación de facturar, en el artículo 2.
Factura electrónica
La factura electrónica ha ido incorporándose muy poco a poco al mundo empresarial, mejorando los procesos de facturación e incrementando la digitalización en las empresas.
Primero era voluntaria para las empresas, pero con la llegada de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, ha empezado un periodo transitorio, pero va a pasar a ser obligatoria a los dos años de aprobarse el reglamento correspondiente, plazo que aún no ha empezado a contar.
En cualquier caso, se establece que “Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales”, si bien, no es obligatorio entregar una factura electrónica a un consumidor final, solo entre empresas.
La factura electrónica es totalmente válida y legal, ya que se trata de una factura normal pero emitida digitalmente, con una serie de características técnicas que le permiten tener integridad, autenticidad, interoperabilidad y legibilidad. Lo normal es trabajar con un software de facturación validado para trabajar con Hacienda.
Factura simplificada
La factura simplificada, también es conocida informalmente a los largo de los años como “ticket”. Es una factura más sencilla que la factura ordinaria, ya que tiene algo menos de contenido, y solo se puede utilizar en determinados casos.
El contenido de la factura simplificada incluye los datos del emisor, la fecha, la descripción de los productos o servicios, el importe total, sin tener desglose de los impuestos aplicados, es decir, lleva el IVA incluido, como verás no lleva, tampoco lleva los datos del cliente. Si éste es una empresa y quiere deducirse el IVA, necesariamente tendrá que solicitan que se pongan sus datos y se desglose el impuesto.
Si bien, tiene una serie de ventajas, el uso de la factura simplificada está limitado a que el importe no supere los 400 euros, IVA incluido, o si supera los 3.000 euros, en ciertas actividades como:
- Ventas al por menor.
- Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
- Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.
Como ves, la factura simplificada suele usarse para determinadas actividades empresariales, ya que su objetivo es agilizar su emisión y el pago. Por estas características se usa habitualmente en cafeterías, bares, restaurantes o comercio minorista.
Factura rectificativa
Cuando cometes un error en una factura debes corregirlo y para eso, se utiliza la emisión de otra factura, llamada factura rectificativa.
La factura rectificativa, trata de corregir errores de falta de información o de datos incorrectos de la factura inicial, fallos en los productos o servicios vendidos y sus precios, o errores en los impuestos aplicados.
La factura rectificativa, tiene un contenido similar al de la factura ordinaria y debe tener una numeración propia, y viene a sustituir a la original por lo que debe hacer referencia a su numeración.
Presupuesto o factura proforma
Este documento mercantil es casi el inicio del proceso de facturación, es el documento previo a la venta que se utiliza para informar al cliente sobre los productos o servicios que se ofrecen y los precios correspondientes.
A diferencia de las facturas ordinarias o simplificadas, la factura proforma no tiene validez fiscal y no genera la obligación de pago. Sin embargo, es útil para acordar los términos comerciales antes de formalizar una transacción.
La factura proforma puede incluir detalles adicionales como las condiciones de entrega, los plazos de pago y las garantías ofrecidas. Al utilizar la factura proforma, tanto el vendedor como el comprador pueden tener claridad sobre los productos o servicios, los precios y las condiciones objeto de la futura transacción.
Recibo
El recibo es un documento que emite la empresa vendedora y que entrega a sus clientes al recibir dinero. Éste acredita la recepción del pago de una determinada cantidad de dinero por la venta de un bien o la prestación de un servicio.
No tiene validez para Hacienda, si bien es importante para pagos a plazos, o para operaciones en las que no es necesario emitir facturas como el alquiler o los seguros.
Albarán
El albarán es el documento mercantil que acredita la entrega de mercancías o la prestación de un servicio, evitando reclamaciones o disconformidades posteriores que pongan la operación.
Es emitido por el vendedor y se le hace firmar al cliente para tener constancia de que los productos han sido entregados y recibidos de forma correcta. Del mismo modo, el albarán es un documento importante para llevar un control adecuado del inventario y facilitar la gestión logística.
Suele tener una numeración, los datos del proveedor y cliente, aspectos descriptivos y características de los productos entregados o servicios prestados, así como la fecha de emisión del albarán y la fecha de recepción del mismo.
Documentos acreditativos del pago
El proceso de facturación es más amplio que emitir y gestionar facturas. Además, existen otros documentos que son igualmente útiles para llevar el control de los pagos, gestionar la tesorería, la conciliación bancaria, la contabilidad e incluso justificar subvenciones.
El más común es el comprobante de pago a través de transferencia bancaria, ya que es el método de acreditación más usado para justificar la realización de un pago de una factura ante Hacienda, el exigido en las subvenciones, para responder la reclamación de un proveedor o para un auditoria. Si tienes dudas de si realizar un pago en metálico o a través de transferencia, sin duda, haz la transferencia; no habrá dudas de que has realizado el pago.
En un buen proceso de facturación, lo habitual que estos cuatro últimos documentos: presupuestos, recibos, albaranes y acreditaciones de pago, guarden la trazabilidad con la factura a la que corresponden. Esto se resuelve registrando todo a través de un buen software de facturación, donde se pueda reflejar toda la operación o relación comercial con el cliente desde el inicio, para saber que se le presentó el presupuesto, que se le entregó la mercancía mediante el albarán correspondiente, y que pagó a través de los recibos o las acreditaciones de pago.
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