Las nuevas tecnologías han ido facilitando la labor y el registro contable de la empresa, pero sin cambiar el enfoque tradicional del proceso. La contabilidad colaborativa es una solución que sí mejora y agiliza el sistema actual.
La contabilidad colaborativa supone un cambio en la forma de trabajar y de entender la gestión contable de la empresa. En este artículo vamos a ver en qué consiste, cómo funciona, sus ventajas y desventajas y qué requisitos tienen los sistemas que la utilizan.
Qué es la contabilidad colaborativa
Las tecnologías colaborativas no son nuevas. Llevan años ayudando a conectar a las personas y fomentando la colaboración profesional dentro de la empresa y en otros ámbitos de la vida.
Solo hay que pensar en buena parte de las herramientas para digitalizar la empresa enfocadas a mejorar el trabajo en equipo y la comunicación o la gestión de proyectos como Slack, Asana, Trello o algo más simple, como Google Docs.
La contabilidad colaborativa traslada esa idiosincrasia al proceso contable. Se trata de un modelo de gestión contable que permite el intercambio de información en tiempo real entre todos los agentes que intervienen.
Este modelo permite reducir los tiempos del proceso, automatizar tareas contables y, sobre todo, trabajar con una información más actualizada sobre el estado financiero y económico de la empresa.
Cómo funciona la contabilidad colaborativa
La contabilidad colaborativa conecta a consumidores, entidades financieras, empresas, gestorías y autoridad fiscal, es decir la Agencia Tributaria (AEA) en el proceso.
A través de las soluciones de contabilidad en la nube se agiliza el acceso a la información, ya que se puede acceder a los datos desde cualquier lugar.
Esto posibilita un flujo de datos contables inmediatos o, en cualquier caso, mucho más rápido que con un sistema local o tradicional. También permite en envío de datos y cumplimentación de modelos tributarios de forma más automatizada (siempre dentro de unos límites).
Al final, se trata de gestionar mejor la información contable para que se pueda tener información en tiempo real, con datos presentados de forma más accesible, tanto para la empresa como para la gestoría fiscal.
Así, otros departamentos de la empresa pueden dar un uso distinto a estos datos contables en sus procesos de planificación.
Y por su parte, la gestoría puede ofrecer un mejor servicio, de más calidad y más centrado en asesorar que solo en gestionar.
Ventajas de la contabilidad colaborativa
En este punto ya deberías tener claros algunas de las virtudes de este sistema de contabilidad, pero vamos a verlos todos, tanto los que afectan a las empresas como a los consumidores.
Información en tiempo real
Este es uno de los grandes cambios que trae la contabilidad colaborativa. Tradicionalmente, la información contable se veía de forma trimestral, algo que en un mundo tan cambiante como el actual es todo un atraso que no permite reaccionar de forma adecuada a cambios y amenazas.
Los sistemas contables actuales permiten acceder a esta información de manera inmediata, sin demoras.
Ahorro de tiempo
Los tiempos de espera son menores, en buena medida porque se pueden automatizar procesos como verificaciones.
Además, al conectar a todas las partes que intervienen en el proceso de facturación y contable, cualquier comunicación es más rápida y ágil.
De hecho, hasta la AEAT está apostando por reducir los tiempos de entrega de información con iniciativas como el Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) para la gestión del IVA.
Completa adaptación a la normativa fiscal
Un sistema de contabilidad colaborativa está adaptado los cambios fiscales y, sobre todo, a los requerimientos de entrega de documentación por parte de la AEAT, que cada vez son menores.
Además, al integrar diferentes trabajadores y departamentos a la tarea, es más fácil que se cumplan todas las obligaciones contables y fiscales. Lo que no vea un departamento posiblemente lo hará otro.
Mayor eficiencia y utilidad de los datos
Los sistemas de contabilidad colaborativa comparten los datos contables entre diferentes departamentos que, como es lógico, pueden hacer una interpretación y uso diferente de los mismos.
Al final del día, podrán tomar mejores dediciones porque tendrán información de más calidad y más actualizada.
Mayor penetración tecnológica
Los procesos de contabilidad colaborativa se basan en la tecnología y en los sistemas de contabilidad en la nube.
Más allá de ventajas como un menor coste de implementación, los sistemas basados en la nube que trabajan en servidores en internet permiten una mejor actualización tecnológica. Tanto los equipos como los programas se renuevan de forma progresiva y están en constante actualización.
Además, los datos de mayor calidad que aporta este modelo contable hacen que sea posible traducir los beneficios de la inversión tecnológica a cifras contables y a informes adecuados al lenguaje y objetivos de cada departamento. Dicho de otra forma, se puede ver de manera más clara lo que aporta cada proyecto a cada área de la empresa.
Automatización y simplificación
Las herramientas de colaboración contable mejoran los procesos contables con soluciones más prácticas y simples.
Esta simplificación permite automatizar buena parte de las tareas más repetitivas del proceso contable y en otras como extraer información de facturas o conciliar movimientos bancarios.
Accesibilidad
Esta es una de las ventajas propias de los sistemas que trabajan en la nube: se puede acceder a ellos en cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo.
Esto permite tener equipos contables que trabajen en remoto.
Mejor experiencia de usuario
El cliente también se beneficia de todo este proceso, ya que puede recibir las facturas en formato digital y tener más información sobre sus derechos.
A esto se añade un empuje hacia los medios de pago digitales como complemento a todo un proceso que ya es digital.
Más asesoría de calidad, menos gestoría
Un sistema de contabilidad colaborativa también facilita la vida a la gestoría y asesoría contable.
Por un lado, porque dispone de más información y en tiempo real. Por otro lado, porque automatiza procesos y les deja más tiempo para dedicarse a otras tareas de valor añadido que se traducen en una asesoría de mayor calidad.
Además, permite reducir los picos de trabajo en momentos puntuales como el de presentar el IVA trimestral a través del modelo 303.
Cómo es un sistema de contabilidad colaborativa
Las características de un programa de contabilidad colaborativa empiezan por la tecnología, que debe:
- Permitir conexiones en tiempo real.
- Proveer información en tiempo real.
- Estar integrada en la nube.
- Servir para automatizar taras.
- Ser accesible en cualquier lugar y desde distintos dispositivos.
La contabilidad colaborativa ha llegado para quedarse y cada vez está más presente en los programas contables. Gracias a ella, las empresas podrán empezar a tratar sus datos contables como una herramienta real para mejorar su negocio y tomar mejores decisiones.
