Remesas de cobros y pagos: Qué son y cómo generarlas

Las remesas de cobros y pagos son una herramienta clave para mejorar la gestión de la empresa.

Las relaciones entre empresas, clientes y proveedores se materializan en la compra o venta de productos y servicios, y éstas derivan en la emisión de facturas. Por su parte, este proceso de facturación genera numerosos pagos y cobros, que se gestionan de forma más eficiente a través de las remesas bancarias.

Las domiciliaciones bancarias

Para entender las remesas de cobros y pagos, primero se debe entender lo que son las domiciliaciones bancarias.

Una domiciliación bancaria es la orden por la que se carga en la cuenta bancaria de un cliente un pago.

Para poder llevar a cabo una domiciliación bancaria es necesario solicitar el consentimiento expreso y firmado de los clientes para poder realizar cargos y adeudos en su cuenta bancaria.

¿Qué son las remesas de cobros y pagos?

Una remesa bancaria es un documento o archivo donde se agrupa uno o varios pagos de facturas que están pendientes y están domiciliadas.

Esta información se entrega a la entidad bancaria en la que tenemos la cuenta de la empresa, para que se encargue de pasar el cargo a las distintas cuentas de los clientes. Una vez comprobemos que se tiene el dinero en la cuenta de la empresa se considera saldada la deuda con el cliente y, por tanto, la factura pagada.

Esto sería las remesas de ingreso, pero igualmente existen las remesas de gasto. En este caso, estas remesas incluyen un conjunto de facturas que tengamos pendientes de pagar a proveedores, ordenando al banco que realice el cargo en nuestra cuenta bancaria de todas ellas.

Cumplimiento SEPA

La forma en que se realizan las remesas bancarias y todos los aspectos técnicos que la regulan vienen establecidos la normativa SEPA.

La SEPA (acrónimo de Single Euro Payments Area) es una zona en la que las empresas y los ciudadanos pueden enviar y recibir pagos en euros con unos estándares y condiciones básicas, manteniendo los mismos derechos y obligaciones con independencia de su ubicación y de que esos pagos impliquen o no procesos transfronterizos.

La zona donde aplica la normativa SEPA desde el 1 de febrero de 2014, abarca 36 países. Los 27 Estados miembros de la Unión Europea (UE), así como 3 países del Espacio Económico Europeo (EEE) Islandia, Liechtenstein y Noruega y 6 países no pertenecientes al EEE, a los que se ha ampliado el alcance geográfico: Andorra, Mónaco, San Marino, Suiza, Reino Unido y Ciudad del Vaticano Estado.

Tipos de ficheros de remesas

La SEPA como mercado único de pagos en euros estandariza tres grandes grupos de operaciones bancarias: las transferencias, los adeudos domiciliados y las tarjetas de pago.

La norma SEPA incluye dos tipos de ficheros:

CORE. Permite realizar cobros en euros a la cuenta del deudor ya sea un cliente, una empresa o un autónomo.
B2B. Este fichero es solo para realizar cargos a empresas o autónomos. No admite cliente final.

Las características técnicas de estos ficheros CORE son:

Operaciones en Euros.
Acreedor y deudor pueden ser particulares y/o empresas.
Disponibilidad universal, todas las entidades que operan en adeudos admiten esta
modalidad.
Accesibilidad: cualquier cuenta radicada en el Espacio Económico Europeo (UE,
Islandia, Liechtenstein, Noruega) y adicionalmente posible para cuentas en Suiza y
Mónaco.
Mandato: el deudor titular de la cuenta de cargo, debe firmar la orden de domiciliación o mandato. Es necesario que previamente exista una orden del deudor para domiciliar los pagos.
Custodia del mandato: el acreedor deberá custodiar el mandato junto con sus posibles modificaciones o su cancelación, por el tiempo que le pueda ser requerido.
Notificación previa al deudor por parte del acreedor conforme a lo que establezca la normativa en esta materia en cada momento..
Identificador único del acreedor y referencia del mandato son obligatorios e identifican al acreedor y los adeudos que se emitan amparados por el mismo. Los cobros recurrentes deben permanecer inalterables.
Código IBAN como identificador de la cuenta de deudor.
El BIC identifica la entidad financiera del deudor.
Precisa un formato específico: formato ISO 20022 XML para la transmisión de órdenes en fichero a la entidad.
Secuencia de los adeudos: debe especificarse el tipo de adeudo que se presenta (FRST-primero, RCUR-recurrente, OOFF-único o FNAL-último).
Presentación con carácter general se deberán presentar al banco emisor con una antelación respecto a la fecha de cobro de:
- 7 días hábiles para primeras operaciones o únicas y
- 4 días hábiles para operaciones recurrentes o últimas.
A partir de junio de 2013 además se ofrece la posibilidad de unificar los plazos y acortar el plazo de anticipación de las presentaciones.
Plazos de devolución:
- Hasta 8 semanas a instancias del cliente deudor por cualquier motivo.
- Más de 8 semanas y hasta 13 meses para pagos no autorizados (por orden del cliente). En este caso, el acreedor podrá oponerse a una devolución aportando copia del mandato vigente.
Información adicional sobre el pago: hasta 140 caracteres.

Las características técnicas de estos ficheros B2B son:

Operaciones en Euros.
Acreedor y deudor deben ser empresas o autónomos (no consumidores).
Esquema opcional, no todas las entidades operan en esta modalidad.
Accesibilidad: cualquier cuenta radicada en las entidades adheridas al esquema B2B dentro del Espacio Económico Europeo (UE, Islandia, Liechtenstein, Noruega) y adicionalmente posible para cuentas de entidades adheridas en Suiza y Mónaco.
Formalización previa de un nuevo mandato entre acreedor y deudor donde se especifique la aceptación de operativa en modalidad B2B.
Mandato: el deudor titular de la cuenta de cargo, debe firmar la orden de domiciliación o mandato.
Autorización previa al cargo: antes de realizar el adeudo en cuenta, las entidades recabarán la autorización del deudor.
Custodia mandato: el acreedor deberá custodiar el mandato junto con sus posibles modificaciones o su cancelación, por el tiempo que le pueda ser requerido.
Notificación previa al deudor por parte del acreedor conforme a lo que establezca la normativa en esta materia en cada momento.
Identificador único del acreedor y referencia del mandato son obligatorios e identifican al acreedor y los adeudos que se emitan amparados por el mismo. Los cobros recurrentes deben permanecer inalterables.
Código IBAN como identificador de la cuenta de deudor.
El BIC identifica la entidad financiera del deudor.
Precisa un formato específico: formato ISO 20022 XML para la transmisión de órdenes en fichero a la entidad.
Secuencia de los adeudos: debe especificarse el tipo de adeudo que se presenta (FRST-primero, RCUR-recurrente, OOFF-único o FNAL-último).
Presentación con carácter general con anticipación de 3 días hábiles.
Plazos de devolución 2 días hábiles.
Finalidad del pago: el deudor renuncia al derecho a ser reembolsado por su entidad financiera una vez efectuado el cargo. Por otros motivos la operación puede ser rechazada o devuelta hasta 2 días hábiles interbancarios posteriores al vencimiento.
Información adicional sobre el pago: hasta 140 caracteres.

Cómo funcionan las remesas

Al generar una remesa lo que sucede es que se le envía telemáticamente al banco una orden de que gestione todas las facturas pendientes que seleccionemos para que se proceda a pasarlas al cobro a cada cuenta corriente validada de los clientes.

Por ejemplo, un negocio que cobra una cantidad fija a sus clientes, lo normal sería tener domiciliado los recibos y pasar una remesa mensualmente para ordenar al banco en realizar todos los cargos en cuenta a la vez.

No hay que olvidar que para poder realizar las remesas es requisito indispensable tener firmada por el cliente la orden SEPA por la que se autoriza la domiciliación en su cuenta por parte de nuestra empresa.

Qué información se incluyen en las remesas

A la hora de crear este archivo de facturas para pasarlas al cobro, has de tener en cuenta que las remesas han de incluir una serie de datos.

Se debe incluir la siguiente información para cada una de las facturas incluidas en la remesa:

Número y fecha de emisión de la factura.
Datos de contacto del cliente
Concepto de la factura.
Importe a cobrar
Datos de la cuenta, el IBAN donde cargar el recibo
Referencia de la orden de domiciliación.

Además, sobre la remesa hay que incluir la siguiente información de nuestra empresa:

Nombre de la remesa.
Datos de la empresa que envía la remesa, que son los datos de tu empresa.
Fecha de vencimiento para cargar los recibos
Datos de la cuenta bancaria, el IBAN donde ingresar el dinero cobrado.
Referencia de la orden de domiciliación.

Cómo puedes generar las remesas de cobros y pagos

La mejor opción para las empresas es hacer utilizar el software de gestión habitual de la para realizar enviar al cobro las remesas.

Los programas de facturación, tienen herramientas y módulos específicos que permiten a las empresas cobrar a sus clientes a través de recibos bancarios emitidos bajo la norma SEPA.

Igualmente, también existe la posibilidad de utilizar, para hacer estas remesas, los portales de banca online de las entidades financieras. Este suele ser un servicio disponible en los principales bancos para los clientes con cuenta negocio.

Ventajas de usar las remesas

Gestionar los cobros y pagos a través de remesas conlleva una serie de ventajas para las empresas:

La comodidad para gestionar los distintos cobros recurrentes a clientes.
La integración de la configuración de remesas a través del propio software de facturación de la empresa.
Las remesas se basan en la domiciliación de recibos por parte de las empresas. Esta domiciliación es vista como una garantía o al menos incremento de probabilidad de cobro de las facturas.
Permite hacer un seguimiento más ordenado y sencillo del pago y cobro de las facturas.
Incrementa el grado de digitalización de la empresa.
Facilitar y simplificar la relación con tu entidad bancaria.

Imagenes: Unsplash.com/romaindancre, Unsplash.com/sigmund y Unsplash.com/christianlue