Si tu empresa utiliza un software de facturación posiblemente estés muy habituado a usar factura electrónica diariamente.
A partir del 2015, la factura electrónica fue declarada obligatoria si tu cliente son las administraciones públicas, tal y como viene regulado en Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica.
Las facturas electrónicas son igualmente válidas que las facturas en papel. Pero, para ello, deben cumplir los requisitos de legibilidad, autenticidad e integridad, además de recoger el contenido obligatorio mínimo.
Requisitos propios de la factura electrónica
Para que la factura electrónica tenga validez ante hacienda o para el que la recibe, debe cumplir una serie de requisitos:
- Consentimiento del destinatario. El emisor debe asegurarse que el receptor le ha dado el consentimiento de facturar de esa forma. Debe estar de acuerdo en que se le facture electrónicamente. Este consentimiento significa que el receptor admite y se hace responsable de tener la tecnología necesaria para leer, procesar y almacenar las facturas electrónicas.
Al margen de este consentimiento, la factura debe tener las siguientes características, desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación de la factura.
- Legibilidad. Lo que implica que debe ser legible para todas las partes. Esto lo garantizan los programas de facturación, que garantizan la legibilidad.
- Autenticidad del origen de la factura. Esta característica hace que se garantice la identidad del emisor de la factura electrónica. En este caso, será la empresa o autónomo que ha prestado el servicio o vendido los productos.
- Integridad del contenido de la factura electrónica. Se requiere que se garantice que el contenido de la factura no puede ser modificado en todo el proceso de facturación.
Se debe tener en cuenta que la forma más sencilla para cumplir estos dos últimos requisitos es la firma electrónica de las facturas, si bien, no es obligatoria ya que existen otros mecanismos dependiendo del software de facturación utilizado.
Igualmente existe la obligación de conservación, al igual que las facturas en papel. Para esto, el emisor, una vez enviada la factura, deberá conservarla, manteniendo los requisitos vistos anteriormente, de forma que se pueda acceder a ella de forma inmediata al ser requeridos por la Agencia Tributaria.
Requisitos del contenido de la factura
Además de aquellos requisitos solo relativos a la facturación electrónica, no hay que perder de vista los requisitos formales que debe tener cualquier factura, independientemente sea electrónica o no.
En este sentido no se debe perder de vista que contenga correctamente:
- Número y serie de cada factura.
- La fecha de emisión de la factura.
- Datos completos del emisor de la factura. Debe contemplarse el datos fiscales de la empresa que presta el servicio o vende el producto.
- Datos fiscales del cliente al que va dirigida la factura.
- Descripción de los productos o servicios prestados, con detalle la operación realizada.
- El importe de la factura. Con el desglose de los precios unitarios, incluyendo en el caso de que sea de aplicación los descuentos aplicados.
- Los impuestos aplicados, normalmente son el IVA o el IRPF.
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